“Hoy en día la gerencia de proyectos es casi una profesión con sus propias certificaciones y reconocimientos a nivel mundial y uno de los cargos con mayor demanda en las empresas de todo tipo”., según nos hace saber Mauricio Morales, todo un experto en la materia.
Mauricio Morales es el líder de la compañía Projectical S.A.S., certificado como Project Management Professional (PMP) y Microsoft Certified Professional in Managing Projects sobre Microsoft Project 2010 (MCP). Es autor de los cursos Cómo Administrar Proyectos con MS Project 2010 y Administre Proyectos Efectivamente – Curso de Fundamentos. Hoy queremos hacerle unas cuantas preguntas sobre la gestión de proyectos o project management y las herramientas que facilitan este proceso.
1. ¿Me podría definir “Gerencia de Proyectos”?
Claro. Es administrar actividades, recursos, metas, objetivos, esfuerzos, clientes, proveedores, creando planes y haciendo que se cumplan, utilizando varias habilidades como comunicación, negociación, liderazgo, conocimientos y herramientas específicas. Hoy en día la gerencia de proyectos es casi una profesión con sus propias certificaciones y reconocimientos a nivel mundial y uno de los cargos con mayor demanda en las empresas de todo tipo.
2. ¿En qué ámbitos se suele usar la gestión de proyectos?
La disciplina de la gerencia de proyectos se puede aplicar en cualquier tipo de industria en cualquier tipo de proyecto. No hay una limitación en cuanto al tamaño, duración, costo o alcance de un proyecto. Un proyecto puede ir desde la fiesta de cumpleaños de tu hijo o la construcción de una superautopista al lanzamiento de un satélite al espacio. En cada caso te interesará que el proyecto salga a tiempo (no te gustaría decirle a tu hijo que no alcanzaste a preparar la fiesta), que cumpla un presupuesto y que logre un buen nivel de calidad.
3. ¿Qué es MS Project 2010 y qué ventajas tiene?
Es la aplicación más popular en el mundo para administrar proyectos. Permite definir, coordinar y planear recursos, actividades, cronogramas y entregables, hacer seguimiento y monitoreo de cada persona, material o recurso al minuto, permite generar información de todo nivel, desde financiero y desempeño del equipo hasta gerencial y proyecciones sobre el proyecto. Permite, inclusive, administrar múltiples proyectos conjuntos y sus interdependencias entre ellos.
4. ¿Por qué es tan importante saber gestionar proyectos?
Hoy en día todos nos enfrentamos a proyectos de toda índole y todos los días. Tu propia vida es un proyecto que debes administrar cuidadosamente. Además, de esto, la gerencia de proyectos está creciendo como un importante y muy bien pagado cargo en todas las empresas, desde tecnología hasta construcción, pasando por bancos, financieras, farmacéuticas, retail, etc.
5. Supongo que cada proyecto será diferente, pero ¿qué fases suele tener un proyecto y en qué medida puede ayudar Office Project en el proceso?
Exactamente. Cada proyecto es diferente y cada uno tiene sus fases. Las fases dependen del producto o servicio que se vaya a construir. Por ejemplo, un desarrollo de software tradicional tiene como fases Requerimientos, Análisis, Diseño, Construcción y Pruebas; mientras que un proyecto de evento, tiene como fases: diagnóstico, análisis, plan de acción, implementación, piloto.
MS Project apoya todo el proceso de planeación, ayudando a estructurar las fases, incluir las actividades dentro de ellas, asignar recursos, esfuerzos y cantidades y a llevar, paso a paso, la ejecución de las mismas. Esto permite que el gerente de proyecto tenga total visibilidad sobre el trabajo y las implicaciones que pueden tener lo atrasos, sobrecostos o cambios de alcance.
6. ¿Para ser gestor de proyectos, son necesarias algunas habilidades especiales?
Si, claro. Pero pueden ser desarrolladas por cualquier persona. Las principales habilidades que deben tener el gerente del proyecto son:
- Comunicación: el gerente de proyectos debe ser un mago de las comunicaciones. Debe saber qué decir, cómo decirlo, a quién decirlo y usando qué medio para lograr el mayor impacto y beneficio para el proyecto; además, debe administrar y desarrollar la documentación del proyecto.
- Liderazgo: el gerente de proyecto no es un jefe. Es una guía, un líder que inspira y motiva, que señala el camino y sabe exactamente para dónde va el equipo. El líder genera seguidores, no impone.
- Visión holística: el proyecto no es sólo un conjunto de actividades, entregar un producto y ya. Es un esfuerzo de muchas partes: el cliente, la empresa, los proveedores, la gente, el entorno. El gerente de proyecto debe tener una visión global del proyecto y poder, gracias a ella, dar las mejores opciones a cada una de las partes.
- Solución de problemas y conflictos: el gerente del proyecto debe solucionar los conflictos que surjan rápida y efectivamente. Esto implica, muchas veces, pensar “fuera de la caja”; es decir, buscar soluciones a las causas y no a los síntomas.
- A las anteriores se les suman habilidades de negociación, trabajo en equipo, visión estratégica a táctica.
7. ¿Cuáles suelen ser los errores más típicos en la gestión de proyectos?
Hay varios y los vemos todos los días. Los que considero más usuales son:
- No hacer caso a los riesgos. Todo proyecto tiene riesgos y tenemos a nuestra disposición herramientas y técnicas para administrarlos. El pensar que todo va bien y que nada va a pasar es receta para el fracaso.
- Dejar hacer y no administrar. Esperar a que el equipo sea el que levante la mano ante un problema es de las peores cosas que puede hacer un gerente de proyectos pues le quita maniobrabilidad y valía ante el equipo.
- Micromanagement. Pensar que persiguiendo a la gente se van a hacer las cosas también es un error usual.
- No planear. El centro de la administración de proyectos es la planeación. Si esta no se hace adecuadamente, estamos dispuestos a fracasar.
- No pensar en la gente. La gente son quienes hacen el proyecto. No son máquinas productivas especializadas sino personas con vidas, familia, sentimientos, motivaciones, problemas y retos. Escudarnos en el “profesionalismo” del equipo y olvidarnos de que son personas no hará más que ocultar los problemas.
8. Según el país y la cultura, ¿hay diferencias en la manera de gestionar los proyectos?
Si, por supuesto. Por ejemplo en Latinoamérica somos muy dados a que las cosas se den y a la reactividad. No nos gusta que nos midan y no nos gusta evidenciar que algo va mal pues pensamos que todo lo podemos solucionar; tendemos a dejar las cosas para última hora y a trasnochar, trabajar los fines de semana; mientras que en USA y Europa gustan de prever todas las situaciones y actuar sobre datos reales y mediciones, planean antes de hacer, le dan más importancia a las primeras fases del proyecto, toman mediciones y actúan con base en ellas.
Esto lleva a que los proyectos y la gente sean diferentes. No significa que sea más fácil administrar un proyecto en diferentes ámbitos sino a que hay grandes diferencias que deben ser tenidas en cuenta.
9. ¿Podría citarme algún caso de proyecto ejecutado con éxito y, por el contrario, de un proyecto fracasado?
Lamentablemente hay más de los segundos que de los primeros. Recuerdo uno muy exitoso: fue el desarrollo de un sistema de automatización para fuerza de ventas de una compañía financiera. El proyecto no empezó con un alcance definido ni con unos recursos específicos; sin embargo, desde el primer día, se adoptaron prácticas de gerencia de proyectos claves como administrar cambios, definir el alcance, ceñirnos al plan, aplicar una buena metodología de desarrollo, administrar muy bien a los stakeholders. El proyecto era de 11 meses y se entregó en 9 y desde la segunda semana del proyecto, el cliente ya tenía producto hecho y funcionando.
Por otro lado, uno de los más grandes fracasos que he vivido en proyectos, fue la implementación de un sistema bancario en un banco estatal en Colombia. El proyecto se vendió para 6 meses y al cliente se le dijo que todo se hacía. Cuando empezó el proyecto no había plan, gerente, recursos, nada. El primero en llegar fui yo, a un piso desierto, sin idea qué había que hacer. El cliente cambiaba todos los días el alcance, el gerente de proyecto, que llegó como a los 4 meses de haber empezado, le decía al cliente que sí a todo y al equipo nos pasaba las cosas para ya. No había una metodología de desarrollo estructurada ni revisiones de calidad. El proyecto terminó durando 5 años y medio y produjo unas pérdidas catastróficas para la empresa y el banco.
10. En el caso de Microsoft Projects, ¿es el hombre quien domina la herramienta o la herramienta quien domina al hombre?
Bueno, debería ser lo primero y se puede hacer, gracias a un buen uso de la misma. MS Project no es la herramienta que se aprende investigando o, como decimos en Colombia, “cacharreando”, sino que debe aprenderse desde la visión de gerencia de proyectos.
Si MS Project no es bien usado desde el principio, se vuelve un esclavista que nos obliga a decir mentiras, a trabajar largas horas solo para “acomodar” el cronograma y a desesperarnos porque las cosas se mueven y no sabemos por qué.
Por esto anterior es que es tan importante tener una capacitación en MS Project desde la gerencia de proyectos y eso es lo que siempre buscamos con nuestros cursos.
Ha sido un placer hablar con usted. Estamos seguros que la entrevista va a ser de gran interés para los gestores de proyectos y los que se quieren dedicar a este ámbito.
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